ドキュメントは印刷して確認しろ

最近まで、現場のエンジニアや取引先の企業から届くドキュメントの品質の悪さに閉口する日々です。特に某社は、自社内のリビジョン管理がムチャクチャになっていて、ドラフトを平気で成果物として送付してくる始末。送られてきた Word 文書には Excel のシートが貼られていましたが、不要なセルまで含めてペーストしていたため、印刷するととても悲惨な状況になっていました。なんともお粗末です。これがまたいい歳したオッサンなので呆れて何もモノ言う気になりません。プロ意識はあるんでしょうかね？


で、タイトルで伝えたいことは書いてしまったのですが、ドキュメントを提出する際は印刷して確認しないとダメです。ドキュメントは大抵Word/Excelなどで作っていると思いますが、印刷すると、例えばこんなことに気づきます。

• ズームの設定が大きくて、１ページに収めたつもりのページが複数ページにまたがっている（Excel）



• ズームの設定が小さすぎて、印刷してみると読めないような大きさの文字(Excel)



• ヘッダ、フッタの更新漏れがある(Excel, Word)



• スクリーンショットを縮小しすぎて、読めないと困る部分が潰れてしまっている



• セルの高さ・幅がバラバラ、一部のみフォントや文字サイズが異なっているが、画面上では見分けがつかない

お友達との交換日記などであれば体裁はどうでもいいでしょうが、お客様への納品物としてのドキュメントは、先に示すようなレイアウト崩れはきちんと修正した上で出すべきですよね。これらのミスは画面上では確認できないことが多いですから、紙の無駄遣いとか考えずにきちんと紙面に出して確認しましょう。


どうしても紙面に出して確認できない場合は、PDFに変換した上で確認することをオススメします。PDFであれば実際の印刷に近いイメージを画面上で確認できますからね。